Elke dag 100% productief zijn Deel 2

In deel 1 heb je kunnen lezen, dat de hoeveelheid info aan activiteiten enorm veel kan zijn, dat je het overzicht daarom niet kan zien. Dat het enorm veel tijd kost om van basiswerkwijze een gewoonte te maken. Ook kon je lezen dat er drie hoofd doelen zijn, om je productiviteit in drie stappen uit te werken is. Je hebt in deel 1 ook kunnen lezen welke vragen jij jezelf kunt zou stellen. Nu gaan met deel 2.

Er zijn vijf methodes voor het bijhouden van je taken. Deze vijf methodes kun je overal voor gebruiken. Zelf in je privé leven. Prioriteiten stellen is niet altijd belangrijk. Maar we denken dat het wel zo is. We zijn vaak angsten om onze prioriteiten te veranderen of los te laten. We zien in ons leven heel snel alleen maar obstakels omdat we dingen niet gewend zijn. Het kost ons veelste veel energie om aan nieuwe dingen te wennen dat we snel opgeven.

  1. We verzamelen alle informatie di onze aandacht vraagt
  2. We kijken naar wat elke taak betekend en hoe we ermee op dat moment kunnen omgaan.
  3. We kijken naar de uitkomst
  4. We reflecteren wat de uitkomst zal zijn.
  5. We bepalen wat we tenslotte doen met de taken op dat moment.

Heel belangrijk is, hoe staan we in het leven? Het klinkt gek, maar het is zo. Hoe zien we dingen om ons heen? Zijn we een persoon dat alleen maar zich ergert aan dingen, heel negatief is, of ben je een persoon dat positief en om kan denken. Dat speelt een grote rol. Als je namelijk negatief reageert dan heb je geen zin om taken te doen. Maar als je positief denkt en om kan denken, dan kun je sneller beginnen aan de taken en heb je ze ook af. Je komt in ieder geval veel verder.

Iedereen kruipt in zijn of haar schild. Wilt beschermen en controle krijgen/hebben. Maar je hebt pas controle als je gewoon je taken doet die je moet doen. Je verzameld, beslist, organiseerd, reflecteert en je doet.

Bij velen van ons gaat het als mis tijdens de verzamelproces en verder dan dat komen men niet. als men iets doet, dan komen de woorden, misschien, moeten, zou, kan, voor in ons handen. Vaak verzamelen we veel, maar kunnen we nog niet besluiten. Laat staan de actie die we dan moeten nemen.

In plaats dat we actie komen blijven we denken en uitstellen. We zetten en nemen niet gelijk de eerste stap maar we blijven het uitstellen tot het laatste moment.

Stel jezelf duidelijke vragen. Vragen die ervoor zorgen dat jij vooruit gang ziet en op den duur ook resultaat. Tot slot vallen we in onze eigen kuil omdat we negen van de tien keren de verkeerde taken doen. Onze focus is zo sterk op dat we alle vijf stappen te gelijkertijd willen aanpakken, dat we zo ons zelf in de knoop zetten.

Eerst moeten we weten wat we moeten verzamelen. Probeer alle gaten te dichten. Wat wil je veranderen, hoe wil je dat het dit keer moet gaan? Taken die je niet af gekregen hebt, knagen aan he hoofd. Dat kost heel veel energie en aandacht. Als je zegt ‘ik moet eigenlijk’ of ‘ik moet’ of ‘ik zou’ dan heb je met losse eindjes te maken. Zelfs elke beslissing die je moet nemen. Wanneer je met onafgemaakte taken bezig bent dan zeg je tegen jezelf, ik zou, ik moet eigenlijk. Het zelfde geld voor onze nieuwe voornemens.

Wil je vooral grip krijgen op je onafgemaakte taken dan moet jij regelmatig te hoofd even op nul zetten. Je zult zien dat je weer helder kunt zien waar je eigenlijk moet beginnen. Maar bij productiviteit gaat het erom dat je dingen op een andere plaats verzameld dan in je hoofd.

Daar heb je verschillende mogelijkheden voor.

  1. Fysiek inbakte 2.Pen en Papier 3.Digitale of audioapparatuur
  2. E-mail en tekstberichten

Dit zijn drie hele belangrijke punten voor een geslaagd verzamelstap:

  1. Zet alles uit je hoofd
  2. Beperk het aantal verzamel locaties /leeg je verzamel plek regelmatig
  3. Beslissen/wat is het

Het is van belang dat je regelmatig alles uit je hoofd zet. Neem bij wijze van spreke een laxeermiddel voor je hoofd. Daar heb je meer aan.

Zet alles uit je hoofd of hou alles in je hoofd. Als je allebei probeert te doen, kun je geen van beide vertrouwen. Want ze kunnen niet samenwerken met elkaar.

Heb echt een extreem beperkt aantal verzamellocaties. Hou het dus minimum.

Leeg dus je verzamelpunten regelmatig, vervolgens ga je beslissingen maken, wat je gaat doen en wat je even opzei zet.

Stel de vraag: wat is het? Is er actie nodig? of is er NOG GEEN actie nodig?

Is er een actie dan zijn er twee dingen die je kunt doen.

Gaat het over een project? Zet dan de gewenste uitkomst op in je projectenlijst en elke keer dat de item op de lijst terugkomt wordt je eraan herinnerd.

Zie of er in een taak actie nodig is. Als er niet snel actie nodig kun je het parkeren. Waar gaat het over?

Er zijn drie mogelijkheden over alles waar er een actie in zit:

  1. prullenbak
  2. laten bezinken
  3. Opslaan als referentie

creëer voor jezelf een projectlijst.

Project lijst bestaat uit:

  1. Eerstvolgende Acties
  2. Agenda

In je agenda zitten drie stappen

Tijdgebonden acties

Aan een dag gebonden acties

Aan een dag gebonden informatie

  1. Als je gaat kijken naar tijdgebonden acties dan zijn het gewoon je afspraken volgens planning.
  2. Aan een dag gebonden acties: Hier gaat het om dingen op een bepaalde dag doen, maar niet noodzakelijk is.
  3. Aan een dag gebonden informatie: Hierbij gaat het om de informatie die je kunt verzamelen die nuttig kunnen zijn.

Je merkt al heel snel dat er veel te vertellen is over 100% productief kunnen zijn. Je kunt zo diep gaan als dat je wilt. Er zijn hele belangrijke punten wat we in praktijk kunnen uitvoeren om het ons zelf makkelijker te maken.

Bedankt voor het lezen en tot de volgende blog.

Laat een antwoord achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *